Manuelle Dateneingabe zwischen Systemen kostet mittelständische Unternehmen hunderte Stunden jährlich. Was Medienbrüche wirklich kosten und wie Unternehmen sie systematisch abbauen.
von
Dania Taha
In fast jedem mittelständischen Unternehmen gibt es eine Person, die weiß, wo alles steht. Sie kennt die Lieferantenportale auswendig, weiß welche Zahlen in welches System gehören und hat irgendwann aufgehört zu fragen, warum das nicht automatisch passiert. Sie tippt einfach. Jeden Tag. Stundenlang.
Das ist kein Einzelschicksal. Laut einer Bitkom-Befragung aus dem Jahr 2024 nennen 74 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland manuelle Dateneingabe zwischen verschiedenen Systemen als ihr operatives Hauptproblem. Nicht Fachkräftemangel, nicht Energiekosten, nicht Bürokratie. Abtippen.
Ein Medienbruch entsteht in jedem Moment, in dem eine Information ihr System wechselt und dabei von einem Menschen übertragen werden muss. Eine Rechnung kommt als PDF per E-Mail, jemand öffnet sie, liest die Zahlen und tippt sie ins ERP – Medienbruch. Ein Lieferschein kommt per Fax, jemand überträgt die Positionen ins Warenwirtschaftssystem – Medienbruch. Eine Bestellbestätigung liegt in einem Lieferantenportal, jemand kopiert die Auftragsnummer in eine Excel-Tabelle – Medienbruch.
Das Tückische an diesem Begriff ist seine Harmlosigkeit. Medienbruch klingt nach einem technischen Detail, nach etwas, das irgendwann in einem IT-Projekt gelöst wird, nach einem kleinen Reibungsverlust in einem ansonsten gut laufenden Betrieb. In Wirklichkeit beschreibt er ein systematisches Problem, das in den meisten Unternehmen über Jahre unsichtbar gewachsen ist – weil es sich in den Arbeitsalltag integriert hat wie eine Gewohnheit, die niemand mehr hinterfragt.
Hier liegt eine Ironie, die in Digitalisierungsgesprächen selten ausgesprochen wird: Je mehr Softwaresysteme ein Unternehmen einsetzt, desto mehr wird häufig manuell übertragen – nicht weniger.
ERP-Systeme wurden für Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung entwickelt. DATEV für Steuerberater und Buchhalter. Branchensoftware für spezifische operative Anforderungen. Keines dieser Systeme wurde mit dem anderen abgestimmt, weil sie zu unterschiedlichen Zeiten, von unterschiedlichen Anbietern und für unterschiedliche Zwecke gebaut wurden.
Das Ergebnis: Ein Unternehmen verfügt über leistungsstarke digitale Infrastruktur und hat gleichzeitig eine Mitarbeiterin, die täglich Zahlen zwischen vier Monitoren überträgt. Das ERP weiß nicht, was im Lieferantenportal steht. DATEV weiß nicht, was im ERP steht. Die Excel-Tabelle weiß alles, weil sie derjenige gepflegt hat, der am längsten dabei ist.
Warum das ERP-System selbst oft unter seinen Möglichkeiten bleibt, beschreibt unser Artikel ERP im Mittelstand 2026: Wo steht Ihr System?. Wie das parallel eine eigene Excel-Schattenwelt entstehen lässt, zeigt unser Artikel Das Schatten-ERP: Wenn Excel Ihr Unternehmen führt.
Eine Eingangsrechnung, die manuell erfasst, geprüft, kontiert und zur Freigabe weitergeleitet wird, benötigt im Durchschnitt 45 Minuten Bearbeitungszeit. Das ist kein Worst-Case-Wert, sondern ein Durchschnitt aus NOAVIA-eigenen Belegfluss-Projekten. Dieselbe Rechnung in einem automatisierten System mit KI-gestützter Dokumentenextraktion und regelbasierter Kontierung: drei Minuten.
Für ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden und 1.200 Eingangsrechnungen pro Monat ergibt sich daraus ein Aufwand von 900 Stunden jährlich – allein für die Rechnungserfassung. Bei einem Stundensatz von 35 Euro sind das 31.500 Euro pro Jahr für eine einzige, technisch lösbare Aufgabe.
Das Fraunhofer-Institut beziffert die Fehlerquote bei manueller Dateneingabe auf 1,3 Prozent. Das klingt gering, bis man es auf konkrete Volumina anwendet. Bei 1.200 Eingangsrechnungen im Monat entstehen 15 bis 16 fehlerhafte Buchungen, die irgendwann gefunden, zurückverfolgt und korrigiert werden müssen. Dazu kommen Mahnungen, die trotz bezahlter Rechnungen eingehen, weil Buchungsdaten falsch erfasst wurden – und Skonto-Verluste, weil Fristen in der Bearbeitungskette untergehen.
Der am wenigsten sichtbare und gleichzeitig bedeutsamste Kostenfaktor ist das, was die betroffenen Mitarbeitenden in dieser Zeit nicht tun: Kreditoren-Analyse, Lieferantenverhandlungen, vorausschauende Liquiditätsplanung. Arbeit, für die qualifizierte Fachkräfte eingestellt wurden und die angesichts des operativen Erfassungsaufwands systematisch liegen bleibt.
Der Rechnungseingang ist in den meisten Unternehmen das zentrale Nadelöhr. Rechnungen kommen per E-Mail als PDF, per Post als Papierdokument, über Lieferantenportale als digitaler Beleg – und seit dem 1. Januar 2025 zunehmend als strukturierte E-Rechnung im XML-Format. In der Praxis landen alle diese Formate trotzdem häufig bei derselben Person, die sie öffnet, prüft und manuell ins System eingibt, weil der Empfangsprozess nicht auf automatisierte Verarbeitung ausgelegt ist.
Die E-Rechnungspflicht, die seit 2025 stufenweise für den B2B-Bereich gilt, ist eine technische Gelegenheit, die viele Unternehmen noch nicht genutzt haben. Eine strukturierte E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung enthält alle buchungsrelevanten Daten in maschinenlesbarer Form und kann ohne manuelle Erfassung direkt importiert werden.
Ein großer Teil der eingehenden Geschäftspost erreicht Unternehmen heute per E-Mail – in gemeinsamen Postfächern, aus denen Mitarbeitende die Nachrichten manuell sortieren, bewerten und weiterleiten. Bestellungen, Anfragen, Reklamationen und interne Anfragen kommen ohne Struktur an und müssen von einem Menschen gelesen und eingeordnet werden, bevor sie in den richtigen Prozess eingespeist werden.
KI-gestützte E-Mail-Klassifikationssysteme, die heute für mittelständische Unternehmen zugänglich sind, übernehmen genau diese Aufgabe: Sie lesen eingehende Nachrichten, erkennen Dokumententyp und Handlungsbedarf, ordnen sie der richtigen Kategorie zu und leiten sie automatisch weiter. Die Fehlerquote liegt bei gut konfigurierten Setups unter einem Prozent.
Der dritte und technisch naheliegendste Medienbruch ist die fehlende direkte Verbindung zwischen Systemen, die bereits im Unternehmen vorhanden sind. ERP-Systeme wie SAP Business One, Microsoft Dynamics oder proAlpha bieten in vielen Fällen Schnittstellen, die eine direkte Datenübertragung zu DATEV oder spezialisierten Branchenlösungen ermöglichen würden – und nicht genutzt werden: weil die Implementierung als aufwändig eingeschätzt wird, weil das Wissen darüber fehlt oder weil sich das Unternehmen an den bestehenden manuellen Prozess gewöhnt hat.
In der Praxis lässt sich ein erheblicher Teil dieser Übergaben über API-Integrationen oder Middleware-Lösungen automatisieren, ohne dass ein einziges der bestehenden Systeme ausgetauscht werden muss.
Erfassen Sie alle Wege, auf denen Daten und Dokumente in Ihr Unternehmen kommen, und notieren Sie das Format. E-Mail als PDF, strukturierte E-Rechnung, Lieferantenportal, Papier per Post, Fax. Jeder Eingangskanal, der nicht in maschinenlesbarem Format ankommt oder nicht direkt mit einem System verbunden ist, ist ein potenzieller Medienbruch-Startpunkt.
Gehen Sie in die Abteilungen, in denen die meiste operative Dateneingabe stattfindet, und schauen Sie zu. Zählen Sie, wie oft eine Person etwas aus einem System abliest und in ein anderes eingibt. Fragen Sie am Ende: „Wie oft passiert das pro Tag?" Die Antwort wird in fast allen Fällen höher sein als die Beobachtung während des Gesprächs – weil Medienbrüche unsichtbar werden, sobald sie Routine geworden sind.
Verfolgen Sie eine Information von ihrem Eingang bis zur endgültigen Ablage. Wie viele Systeme berührt sie dabei? Wie oft wird sie manuell übertragen? Wie viele verschiedene Personen fassen sie an? Die Anzahl der Übergaben zwischen Personen und Systemen ist ein verlässlicher Indikator für den Automatisierungsbedarf.
Moderne Belegfluss-Systeme kombinieren OCR für Papierdokumente und PDFs mit strukturierter Datenextraktion für digitale Formate und regelbasierter Kontierung auf Basis historischer Buchungsdaten. Das Ergebnis: Das System empfängt eine Eingangsrechnung, extrahiert die buchungsrelevanten Felder, schlägt die Kontierung vor, führt eine Plausibilitätsprüfung durch und legt das Dokument zur Freigabe vor – ohne dass jemand etwas abgetippt hat.
Die Einführungszeit liegt bei mittelständischen Unternehmen typischerweise zwischen sechs und zwölf Wochen, je nach Komplexität der bestehenden Systemlandschaft.
Für den Auftragseingang und die Kundenkorrespondenz existieren heute Lösungen, die eingehende E-Mails nicht nur klassifizieren, sondern auch inhaltlich auswerten. Ein System dieser Art kann den Unterschied zwischen einer Bestellung, einer Anfrage und einer Reklamation erkennen, die relevanten Informationen extrahieren, die Priorität einschätzen und die Nachricht mit allen nötigen Informationen an die zuständige Person oder das zuständige System weiterleiten.
In vielen Unternehmen ist kein einziges neues System nötig, um den größten Teil der manuellen Übertragungen zu eliminieren. Eine direkte API-Integration zwischen ERP und DATEV, zwischen Warenwirtschaftssystem und Buchhaltungssoftware oder zwischen CRM und Auftragsmanagement kann ausreichen, um Datentransfers zu automatisieren, die täglich stattfinden. Middleware-Plattformen wie n8n ermöglichen diese Verbindungen auch für Unternehmen ohne eigene IT-Entwicklungskapazität.
Ein Handelsunternehmen mit 200 Mitarbeitenden und 1.400 Eingangsrechnungen pro Monat hatte vier Personen in der Buchhaltung, die zusammen 32 Stunden pro Woche mit manueller Erfassung, Prüfung und Weiterleitung von Belegen beschäftigt waren. Nach der Einführung eines Belegfluss-Systems: acht Stunden pro Woche für denselben Belegvolumen.
Die eingesparten 24 Stunden wurden nicht in Personalabbau umgewandelt. Sie wurden in Aufgaben investiert, für die die Kapazität zuvor strukturell fehlte: Kreditoren-Analyse, Lieferantenverhandlungen und Liquiditätsplanung. Im zweiten Halbjahr nach der Einführung holte das Unternehmen 140.000 Euro an verhandelten Konditionen zurück.
Wir haben ein ERP – warum wird da überhaupt noch abgetippt? Weil ERP-Systeme Daten verwalten, aber nicht automatisch empfangen. Ein ERP ist kein Eingangskanal, sondern eine Datenbank. Solange keine Schnittstelle zu den Quellen besteht, aus denen Daten kommen, überträgt das System nichts von alleine.
Lohnt sich die Automatisierung auch bei kleineren Belegmengen? Ab etwa 200 Eingangsrechnungen pro Monat beginnt die Amortisationsrechnung positiv zu werden. Unterhalb dieser Grenze lohnt sich eine vollständige Belegfluss-Lösung häufig nicht – aber partielle Automatisierungen wie eine strukturierte E-Mail-Weiterleitung oder eine direkte Systemschnittstelle können auch bei kleineren Volumina sinnvoll sein.
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und automatischer Belegerfassung? Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Dateiformat mit maschinenlesbaren Rechnungsdaten, das ohne OCR direkt verarbeitet werden kann. Automatische Belegerfassung macht auch unstrukturierte Dokumente wie PDF-Scans durch Texterkennung verarbeitbar. Beide Ansätze ergänzen sich und werden in modernen Belegfluss-Systemen kombiniert.
Müssen wir bestehende Systeme austauschen? In den meisten Fällen nein. Die gängigsten ERP-Systeme und DATEV bieten Schnittstellen, über die externe Systeme Daten übergeben können. Ein Belegfluss-System oder eine Middleware-Lösung verbindet sich mit den bestehenden Systemen, ohne sie zu ersetzen.
Wie zuverlässig ist die automatische Erkennung bei schlechten Scans? Moderne OCR-Systeme erzielen bei Standarddokumenten Erkennungsraten von über 95 Prozent, auch bei schlechter Scanqualität. Dokumente, bei denen die Erkennung unsicher ist, werden zur manuellen Nachprüfung markiert, anstatt fehlerhafte Daten automatisch zu übernehmen.
Wer beginnt, Medienbrüche abzubauen, stößt früher oder später auf zwei weitere Fragen. Erstens: Was kann das eigene ERP-System eigentlich, und wo liegen die echten Grenzen? Dazu haben wir eine Standortbestimmung geschrieben: ERP im Mittelstand 2026.
Zweitens: Was passiert mit dem Wissen, das bisher in den Köpfen der Menschen steckte, die die manuellen Prozesse kannten? Wie Unternehmen dieses Wissen strukturiert zugänglich machen, beschreibt unser Artikel zu lebendigem Wissensmanagement im Mittelstand.
Welche Medienbrüche bei Ihrem Unternehmen den größten Hebel haben, klären wir gern gemeinsam: Kostenloses Erstgespräch buchen.
