Manuelle Reisekostenabrechnungen kosten mittelständische Unternehmen laut Aberdeen Group durchschnittlich 32 Euro pro Vorgang – ohne den erstatteten Betrag. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung.
von
David Gierse
Ein Vertriebler kommt von der Hannover Messe zurück. Drei Tage, elf Belege. Tankquittung, zwei Taxis, Hotel, Restaurant, Parkhaus, Messeticket, Mittagessen – und eine 47-Euro-Tankfüllung für den Leihwagen.
Er scannt alles mit dem Handy in eine Excel-Tabelle und schickt sie an die Assistenz. Die tippt ab in eine zweite Excel. Weiterleitung an die Buchhaltung. Die prüft, korrigiert zwei Tippfehler, fragt dreimal nach, bucht dann.
Was dabei selten jemand ausrechnet: Die Arbeitszeit aller Beteiligten übersteigt regelmäßig den Wert der Belege selbst.
Laut Aberdeen Group betragen die durchschnittlichen Bearbeitungskosten pro manueller Reisekostenabrechnung bei kleinen und mittelständischen Unternehmen rund 32 Euro – der reine Prozessaufwand, ohne den erstatteten Betrag. Bei vielen kleinen Einzelbelegen und mehreren Bearbeitungsstufen liegt der Wert noch höher.
Dieser Artikel zeigt, warum das so ist – und wie Unternehmen es in vier konkreten Schritten ändern.
Die Kosten entstehen verteilt. Ein bisschen Assistenz, ein bisschen Buchhaltung, ein bisschen Führungskraft für die Freigabe. Keine einzelne Person sieht das Gesamtbild – deshalb passiert lange nichts.
Die eigentliche Ironie: Je kleiner der Beleg, desto schlechter das Verhältnis zwischen Belegwert und Bearbeitungsaufwand. Eine 47-Euro-Tankquittung erzeugt denselben Prozessaufwand wie eine Hotelrechnung über 400 Euro. Die Kosten skalieren nicht mit dem Betrag – sie skalieren mit der Anzahl der Belege und der Personen, die sie anfassen.
Hinzu kommt ein zweiter Faktor: Laut einer SAP-Concur-Studie empfinden 69 Prozent der deutschen Arbeitnehmer verspätete Rückerstattungen als finanzielle Belastung. Das Thema betrifft also nicht nur die Buchhaltung – es betrifft direkt die Zufriedenheit der reisenden Mitarbeitenden.
Ähnlich verteilt entstehen auch Kosten durch fehlerhafte Stammdaten. Wie das aussieht und was es kostet, zeigt der Werkbank-Artikel Dubletten im ERP: Warum Ihre Kundendaten Ihre Vertriebsstrategie verzerren.
Schwachstelle 1 – Die Erfassung beim Mitarbeitenden Belege sammeln, fotografieren, in Excel übertragen und korrekt ausfüllen – das kostet den reisenden Mitarbeitenden laut GBTA (Global Business Travel Association) im Schnitt 20 Minuten pro Abrechnung. Zeit, die direkt von anderen Aufgaben abgezogen wird.
Schwachstelle 2 – Die Zwischenstufe Assistenz In vielen Unternehmen läuft die Abrechnung über eine Assistenz, die Belege prüft, ergänzt oder in ein weiteres System überträgt. Diese Stufe verdoppelt den Aufwand – ohne inhaltlichen Mehrwert.
Schwachstelle 3 – Die Prüfung in der Buchhaltung Rückfragen wegen unleserlicher Belege, fehlender Angaben oder falscher Kategorien entstehen fast ausschließlich durch manuellen Übertrag. Aberdeen zufolge dauert die Abwicklung bei manuellen Prozessen im Mittelstand durchschnittlich 7,3 Tage von Einreichung bis Erstattung.
Schwachstelle 4 – Die Freigabe durch Führungskräfte Reisekostenabrechnungen landen zur Freigabe auf Schreibtischen, die ohnehin voll sind – ohne Kontext, ohne Übersicht. Das erzeugt Wartezeiten, die nichts mit der inhaltlichen Prüfung zu tun haben.
Wie Freigaben generell zum Engpass werden und was strukturell dagegen hilft, zeigt der Werkbank-Artikel Freigabeprozesse im Unternehmen.
Bevor Automatisierung eingeführt werden kann, braucht es Klarheit über den tatsächlichen Aufwand. Die meisten Unternehmen unterschätzen ihn erheblich.
So geht die Berechnung:
1a – Volumen ermitteln: Wie viele Reisekostenabrechnungen gehen pro Monat ein? Diese Zahl ist oft schwerer zu ermitteln als gedacht – was selbst ein Hinweis auf den Zustand des Prozesses ist.
1b – Aufwand messen: Wie lange dauert eine Abrechnung von der Einreichung bis zur Buchung – über alle Beteiligten und alle Stufen?
1c – Kosten berechnen: Welcher durchschnittliche Stundensatz ist für die beteiligten Personen anzusetzen?
Wer diese drei Zahlen multipliziert, sieht zum ersten Mal, was der Prozess wirklich kostet. Das Ergebnis überrascht fast immer.
Praxistipp: Setzen Sie sich 30 Minuten mit einer Person aus der Buchhaltung zusammen und gehen Sie eine typische Abrechnung gemeinsam durch. Messen Sie die Zeit für jeden einzelnen Schritt. Was Sie dabei sehen, ist realistischer als jede Schätzung.
Der häufigste Einwand: Dafür müssten wir unsere bestehenden Systeme austauschen. Das stimmt in den meisten Fällen nicht.
Moderne Lösungen setzen nicht auf der ERP-Ebene an, sondern davor. Ein Mitarbeitender fotografiert den Beleg mit dem Smartphone. Eine automatische Texterkennung liest Datum, Betrag, Händler und Kategorie aus – ohne dass jemand abtippt. Das Ergebnis wird direkt in die Buchhaltung weitergeleitet.
Was dabei wegfällt: Excel als Zwischenformat, die Assistenz als manuelle Weiterleitungsstufe, Dateneingabe durch die Buchhaltung, Rückfragen wegen Tippfehlern.
Was dabei bleibt: Die inhaltliche Prüfung durch die Buchhaltung – aber ohne den manuellen Aufwand davor.
Unternehmen, die diesen Schritt gegangen sind, berichten von Zeitersparnissen zwischen 75 und 80 Prozent pro Abrechnung. In einem dokumentierten Fall sank der Aufwand von über 30 Minuten auf unter 5 Minuten pro Reise.
Drei Fragen zur Tool-Auswahl:
GoBD-Konformität: Für die steuerrechtliche Anerkennung digitaler Belege in Deutschland ist das nicht optional.
Schnittstelle zum Buchhaltungssystem: Ohne eine direkte Verbindung zu DATEV oder dem eigenen ERP entsteht wieder ein manueller Übergabepunkt.
Qualität der mobilen Erfassung: Wenn die App beim Fotografieren von Belegen regelmäßig Fehler macht, ist der Effizienzgewinn gering.
Sobald die Erfassung läuft, lässt sich auch der Freigabeweg abbilden. Das ist der Schritt, der aus einem digitalen Prozess einen wirklich durchgängigen Workflow macht.
So funktioniert ein automatisierter Freigabeweg:
Beträge unter einer definierten Grenze – zum Beispiel 500 Euro – werden direkt freigegeben und gehen ohne Zwischenschritt in die Buchung. Beträge darüber gehen automatisch an die zuständige Führungskraft, die per Benachrichtigung informiert wird und per Klick freigibt. Rückfragen entstehen nur noch bei tatsächlichen Ausnahmen.
Die Erstattungszeit sinkt deutlich: Von durchschnittlich 7,3 Tagen bei manuellen Prozessen auf 3,5 Tage bei automatisierten – laut Aberdeen Group. Für Mitarbeitende, die häufig reisen, ist das ein spürbarer Unterschied.
Stellvertreter-Logik nicht vergessen: Was passiert, wenn die freigebende Führungskraft im Urlaub ist? Ein durchgängiger Workflow definiert automatische Vertretungsregeln – damit keine Abrechnung in einer Warteschleife hängenbleibt.
Wie fehlende Stellvertreter-Logik in anderen Prozessen zu wochenlanger Nacharbeit führt und wie man das löst, zeigt der Werkbank-Artikel Drei Tage Monatsbericht? Wie Mittelstandsbetriebe ihr Reporting automatisieren.
Automatisierung löst Prozessprobleme – aber keine Richtlinienprobleme. Wer seinen Belegfluss automatisiert, ohne vorher klare Regeln festgelegt zu haben, automatisiert Unklarheit.
Was eine Reisekostenrichtlinie regeln sollte:
Welche Ausgaben werden erstattet, welche nicht?
Gibt es Obergrenzen pro Kategorie – etwa für Hotels oder Bewirtung?
Welche Belege sind zwingend erforderlich?
Wie lange haben Mitarbeitende Zeit zur Einreichung?
Was passiert bei Überschreitungen?
Diese Richtlinie muss kein umfangreiches Dokument sein. Oft reichen zwei Seiten, die die wichtigsten Regeln klar formulieren – und die die automatisierte Lösung direkt abbilden kann.
Praxistipp: Lassen Sie Ihre aktuelle Richtlinie von einer reisenden Mitarbeitenden und einer Person aus der Buchhaltung lesen. Fragen Sie: Was ist unklar? Die Antworten zeigen, wo Nachbesserungsbedarf besteht.
Lohnt sich das auch bei wenigen Abrechnungen? Ab rund 30 bis 50 Abrechnungen pro Monat rechnen sich die meisten Lösungen innerhalb weniger Monate. Bei geringeren Volumina lohnt sich zunächst eine einfache digitale Erfassung ohne vollständige Workflow-Integration.
Muss ich dafür mein ERP austauschen? Nein. Die meisten Lösungen integrieren sich über Standardschnittstellen in bestehende Systeme wie DATEV oder SAP. Ein Systemwechsel ist in der Regel nicht erforderlich.
Was ist der Unterschied zwischen Beleg-Scanning und automatischer Erkennung? Beim reinen Scanning entsteht ein Bild – die Daten müssen trotzdem manuell eingegeben werden. Automatische Erkennung bedeutet, dass die relevanten Felder direkt ausgelesen und übernommen werden. Nur die zweite Option erzeugt echte Zeitersparnis.
Wie schnell merkt man die Entlastung? In der Regel innerhalb der ersten zwei bis drei Abrechnungszyklen. Die Buchhaltung merkt den Rückgang an Rückfragen fast immer als Erstes.
Ähnliche Effizienzgewinne entstehen beim automatisierten Mahnwesen. Wie Unternehmen offene Rechnungen systematisch verfolgen, ohne Kundenbeziehungen zu gefährden, zeigt der Werkbank-Artikel Mahnwesen automatisieren: Warum offene Rechnungen liegenbleiben.
Der sichtbarste Effekt ist nicht die Zahl auf dem Papier. Es ist die Zeit, die plötzlich für andere Dinge da ist – in der Buchhaltung, in der Assistenz, bei den reisenden Mitarbeitenden selbst.
Weniger Rückfragen. Weniger Nacharbeit. Weniger Situationen, in denen eine Abrechnung aus dem letzten Monat noch nicht verarbeitet ist.
Reisekostenabrechnung ist kein strategisches Thema. Aber sie ist einer der direktesten Einstiege in Prozessautomatisierung – weil der Aufwand konkret messbar ist, die Lösung überschaubar und der Effekt sofort spürbar.
👉 Welche weiteren Prozesse sich für Automatisierung im Zehn-Tage-Sprint eignen, zeigt die NOAVIA Anwendungsfallübersicht.
Sie möchten wissen, was die manuelle Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen tatsächlich kostet? In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihren Belegfluss – und zeigen, wo der erste Hebel liegt.
