Problem

Ein Logistikunternehmen mit 220 Mitarbeitern hatte eine hohe Fluktuation – besonders im operativen Bereich (Lager, Fahrer). Neue Mitarbeiter stellten täglich 20–30 Fragen an erfahrene Kollegen: „Wie funktioniert die Urlaubsbeantragung?" „Wo finde ich das Formular?" „Welcher Prozess gilt für Rücksendungen aus Frankreich?"

Die erfahrenen Mitarbeiter wurden ständig unterbrochen. Neue Mitarbeiter warteten oft Stunden auf Antworten, weil die Kollegen im Einsatz waren. Informationen waren vorhanden (in Notion, PDFs, internen Wikis) – aber niemand wusste wo genau.

Das Onboarding dauerte 6–8 Wochen, weil neue Mitarbeiter sich Wissen mühsam zusammensuchen mussten. HR hatte keine Kapazität, jedem einzeln zu helfen.

Lösung

NOAVIA baute einen Wissens-Assistenten, der alle internen Dokumente, FAQs, Prozessbeschreibungen und Handbücher kennt. Der Assistent ist über Slack erreichbar – neue Mitarbeiter stellen ihre Frage, der Assistent antwortet sofort mit der richtigen Information + Link zum Dokument.

Beispiel:

Frage: „Wie beantrage ich Urlaub?" Antwort: „Du füllst das Formular in Personio aus und reichst es 14 Tage vorher ein. Hier ist die Anleitung [Link]"

Der Assistent versteht Kontext, kann nachfragen wenn etwas unklar ist, und eskaliert nur komplexe Fälle an Menschen. 80% aller Standardfragen werden sofort beantwortet – 24/7, ohne Wartezeit.

Die Lösung wurde in 10 Tagen aufgesetzt. Die internen Dokumente wurden strukturiert, der Assistent trainiert, und über Slack ausgerollt. Keine neue Software, keine Schulung nötig – jeder nutzt bereits Slack.