Problem

Ein Produktionsbetrieb mit 120 Mitarbeitern verarbeitete täglich 30–50 eingehende Rechnungen. Der Ablauf: PDF per E-Mail erhalten, ausdrucken, Daten manuell ins ERP abtippen, Freigabe per E-Mail an den Geschäftsführer, zurück zur Buchhaltung, erneute Eingabe zur Buchung.

Pro Rechnung dauerte dieser Prozess durchschnittlich 45 Minuten. Bei 40 Rechnungen pro Tag bedeutete das 30 Stunden manuelle Arbeit – nur für den Rechnungseingang. Fehler durch Vertippen waren häufig, Freigaben verzögerten sich, und die Buchhaltung hatte keine Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

Das ERP-System (SAP Business One) war vorhanden und funktionierte – aber die Datenerfassung war komplett manuell. IT-Projekte zur Digitalisierung waren in der Vergangenheit gescheitert, weil sie zu komplex wurden und das Tagesgeschäft nicht stillstehen konnte.

Lösung

NOAVIA analysierte den Prozess in 3 Tagen und identifizierte den größten Engpass: die manuelle Dateneingabe. Statt das ERP-System auszutauschen, ergänzten wir es mit einer schlanken Automatisierung.

Eingehende Rechnungen werden jetzt automatisch per OCR ausgelesen (Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Fälligkeitsdatum). Die Daten landen direkt im ERP-System als Entwurf. Die Buchhaltung prüft nur noch Plausibilität und gibt per Klick frei – ohne Abtippen, ohne Ausdrucken.

Die Freigabe läuft digital: Der Geschäftsführer erhält eine E-Mail mit allen Rechnungsdaten, kann direkt freigeben oder ablehnen. Nach Freigabe wird die Rechnung automatisch verbucht.

Die Lösung wurde in 10 Arbeitstagen umgesetzt – direkt im laufenden Betrieb. Schulung der Buchhaltung: 2 Stunden. Seit Livegang läuft der Prozess stabil ohne manuelle Nacharbeit.